オフィス探しの流れ

移転の動機、目的を明確にしましょう。物件毎に特徴があり、複数の物件を検討すると本来の目的から外れた物件を検討しかねません。物件を内覧する事で気付くニーズもありますので立地・面積・金額・設備等のご要望には優先順位をお付けする事をお勧めします。

入居中のビルの契約書を確認しましょう。一般的な解約予告期間は6ヶ月（もしくは3ヶ月）前のものが多く、そのほとんどがビルオーナーや管理会社に書面にて通知するようになっています。まずは、契約書に記載されている解約予告期間を確認しましょう。
仮に、解約予告期間を満たず途中解約（即時解約）をする場合は、予告期間までの賃料を支払わなくてはなりません。この場合「賃料のみ」なのか「賃料と共益費」の支払いなのかといった点も注意が必要です。
預託金の償却引や原状回復工事の仕様はビルによって異なります。とくに原状回復については「自然損耗・汚損」等を含め、ビルによって原状回復の定義が異なりますので、契約書の内容をご確認下さい。

実際に物件を内見しましょう。面積や設備等を確認します。現地ならではの周辺の雰囲気や天井の高さ、採光なども確認できます。物件により契約面積に共用部分が一部含まれている場合がありますので、実際に使用できる有効面積を確認しましょう。執務スペースや会議室を天井まで間仕切る場合、空調や照明の位置関係も重要です。
物件が選定されましたら、入居申込書をビルオーナー又は管理会社に提出します。
提出された入居申込書に基づき条件交渉、入居審査を行い1週間前後で申込者に可否の返答を致します。

図面には平面図、コンセント配置図、天井伏図等の図面があります。原状のオフィスの問題点を踏まえ、人員の増減、ＩＴ化などを考慮し機能的で働きやすいオフィス環境を創りましょう。弁護士事務所の場合、一般的には弁護士1名で15坪〜20坪、弁護士2名で25坪〜35坪必要と言われています。執務スペース、会議室を天井まで間仕切るかによって面積が異なります。電気系統、照明、空調、消防法などの都合でレイアウトに制限が発生する事もあります。内装業者と念入りに打ち合わせして頂く事をお勧めします。

入居申込書の提出により条件交渉、入居審査を経て賃貸借契約締結となります。契約締結前は契約書の内容を確認しましょう。契約時には契約者の印鑑証明、住民票、連帯保証人の印鑑証明、住民票等が提出書類として必要となりますが、ビルにより異なりますのでご確認下さい。
預託金はビルオーナーが入金の確認が取れるように契約日までに入金するのが良いでしょう。契約日から入居日まで期間がある時は、契約時に預託金の一部を入金し、残金を 入居日までに入金する場合もあります。

レイアウトの決定とともに各種の発注業務となります。引越し業者の選定から電話、ＦＡＸの移転・新設、ＯＡ機器の移設・新設、オフィス什器の購入、移転・新設挨拶状、印刷物等があります。業者が決定したら、レイアウト図面に沿って打ち合わせを行います。新規購入するもの、既存什器で移設するもの、廃棄するものを明確にし、移転作業の手順、スケジュールを決定します。また、新オフィスの下見も行っておきます。

移転作業の前に社内スタッフに対し移転の告知を行います。移転作業の手順、具体的なスケジュール等を説明しましょう。個人の役割分担を明確にすることで、移転当日スムーズに作業ができるようにします。パソコン、コピー機等は移転後の調整やテストランが必要な為、メーカーやソフト会社等、業者との充分な打合せが必要です。機密事項等の重要なデータは必ずバックアップをおとり下さい。引越しは、ビル側の作業指定日もありますのでご注意下さい。

移転担当者は作業がスムーズに進行しているか、関係者や運送会社と連絡を取り合い円滑かつ安全に移転作業を実施することが重要です。
新旧オフィスの養生を撤去した後、ビルやエレベーター等に損傷がないか確認します。

退去後に旧オフィスの原状回復を行い、ビルオーナーに返還致します。ビル側の指定業者がビルの仕様に基づき原状回復工事を行います。賃貸借契約終了までの明渡しとなりますのでご注意下さい。

事務所移転に伴い各種届出・手続き作業が発生致します。期日は各作業によって異なりますのでご注意下さい。